Pastas e arquivos de rede sempre à mão
Planilhas, documentos, formulários, apresentações, imagens, contratos, propostas… Poderia escrever uma página inteira sobre as variedades de arquivos digitais guardados em pastas da sua rede, certo? Como sua empresa controla a guarda e o acesso a estes arquivos para diferentes usuários?
Pastas e arquivos de rede sempre à mão
Ao longo da atividade empresarial usuários de diversos níveis hierárquicos criam uma infinidade de documentos digitais. Infelizmente estes documentos ficam espalhados em computadores, notebooks, pastas dos servidores e de outros dispositivos. Perder arquivos, cria-los em duplicidade, esquecer onde estão guardados, guardar mais informações do que é preciso, ter documentos desatualizados sendo utilizados, são alguns dos problemas que a falta de organização e acesso causam.
Outro ponto importante é que nem todos os documentos digitais presentes na rede de computadores podem ser acessado por todos os usuários. Garantir o sigilo para informações confidenciais é outro grande desafio para as empresas.
Antes de qualquer outra coisa, para ajudar você e sua empresa nesta organização, seguem algumas dicas e ações que sempre implantamos nos nossos clientes:
Dicas Drive IT para a organização dos seus arquivos de dados
- Separe o pessoal do profissional
- Bom senso no que deve ser guardado
- Crie versão de arquivos importantes
Documentos da empresa, planilhas de controle, apresentações de produtos e projetos, arquivos (.pst) de Outlook e todos os arquivos de uso profissional/empresarial, devem estar separados de imagens, vídeos, músicas e diversos outros arquivos pessoais. Crie pastas em diretórios separados para cada um deles.
Tenha sempre bom senso na escolha dos arquivos que devem ter seu backup feito. Backups podem ter seu tempo de realização acrescido em muitos minutos por conta de arquivos pesados ou de muitos arquivos de dados pouco importantes. Lembre que tão importante quanto o espaço utilizado é a capacidade de realizar o restore* dos dados. (*retorno dos arquivos perdidos)
Arquivos de controle como planilhas financeiras ou análises de desempenho mensais devem ser versionados, ou seja, a cada novo mês de controle você precisa Salvar Como a planilha anterior. Para manter uma ordem sugerimos o Nome + Data inversa. Exemplo: Controle Finanças 20151409.xlsx. Desta forma, um novo arquivo não sobrescreverá o antigo, não apagará dados ou transferirá um erro de cálculo de uma atualização.
Colocando tudo em seu lugar
A Drive IT está preparada para organizar o armazenamento de todos os documentos digitais da sua empresa. Esta organização está muito relacionada com boas práticas de criação e guarda de arquivos, configuração de permissão de acesso à pastas de rede, criação de locais onde arquivos compartilhados devem ser disponibilizados etc.
Para atender esta demanda a Drive IT:
Organiza usuários de acordo com seus departamentos e níveis hierárquicos;
Cria permissões em pastas de rede para que o sigilo de informações seja mantido;
Distribui o armazenamento de informações de acordo com as necessidades de acesso;
Disponibiliza, para usuários autorizados, o acesso remoto aos arquivos, para que possam acessá-los independente de onde estiverem, por meio de conexão segura;
Instrui usuários quanto a boas práticas de geração e armazenamento de documentos.
Conheça um cliente Drive IT
A BRPA Advogados já possui a organização de pastas e arquivos implantada pela Drive IT. Veja o depoimento do gestor.
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Para organizar o conhecimento da empresa
Os profissionais de Suporte Técnico presencial e online da Drive IT estão preparados para sugerir à sua empresa as melhores práticas no armazenamento de documentos digitais e armazenamento de banco de dados. Caso sua empresa necessite fazer investimentos para aumento de capacidade e organização, a Drive IT está preparada para oferecer serviços de infraestrutura de TI.
Pare de perder arquivos digitais na sua rede de computadores. Deixe de permitir que todos os usuários vejam suas informações. Contrate o Suporte Técnico da Drive IT.